Etiske retningslinjer for leverandører

Hensikt

Promek sine etiske retningslinjer beskriver generelt de etiske prinsippene som bedriften skal styres etter, måten våre samarbeidspartnere skal behandles på og den atferd som forventes av våre medarbeidere og leverandører.

De etiske retningslinjene skal sikre at bedriftens forretningsførsel skjer i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover og regler, samt de retningslinjer som Promek har angitt i sine styrende dokumenter.

De etiske retningslinjene skal således gi støtte til alle medarbeidere og leverandører i deres arbeidsutførelse, og sikre at alle aktiviteter utføres på en etisk forsvarlig måte.

 

Lover og forskrifter

Alle Promeks leverandører skal følge gjeldende lover og forskrifter. I tillegg skal våre leverandører opptre på en etisk, bærekraftig og sosialt ansvarlig måte, og respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter

 

Korrupsjon og bestikkelser

Enhver form for korrupsjon er et brudd på Promeks etiske retningslinjer. Korrupsjon omfatter bestikkelser, fordeler en ikke har rettmessig krav på og utilbørlig påvirkning ved handel. Korrupsjon undergraver lovlig forretningsaktivitet, fører til konkurransevridning, ødelegger virksomhetens omdømme og utsetter virksomheten og enkeltpersoner for risiko. Bestikkelser er ulovlig i hele verden og vi er forpliktet til å overholde relevante lover som forbyr bestikkelser.

Forbudet mot bestikkelser og utilbørlig påvirkning gjelder både for den som gir, tilbyr eller lover en urettmessig fordel og for den som ber om, mottar eller aksepterer en slik fordel.

En urettmessig fordel kan forekomme i flere former, for eksempel kontanter eller andre finansielle fordeler, objekter, kreditter, rabatter, underholdning, reiser, overnatting eller tjenester.

Bruk av mellommenn kan også forekomme i slike transaksjoner.

Som mellommenn er å anse agenter, konsulenter og andre som fungerer mellom virksomheten og en tredjepart.

Brudd på forbudet mot korrupsjon kan medføre at virksomheten blir ilagt bøter og at medarbeidere kan bli ilagtbøter og/eller fengselsstraff. Hvis du tror at ditt eller andres liv eller helse kan være i fare, vil det ikke være et brudd på forbudet om å betale.

Utbetalingene må beskrives korrekt i selskapets regnskap og rapporteres til virksomhetens øverste leder så snart som mulig.

 

Gaver og representasjon

Promeks leverandører skal ikke tilby eller motta godtgjørelser eller gaver for å få forretningsmessige fordeler som de ellers ikke ville hatt rett til.

Gjestfrihet som sosiale arrangementer, måltider eller underholdning kan bli tilbudt eller akseptert dersom det er av en klar forretningsmessig grunn, og kostnaden holdes innenfor en rimelig grense.

Sosial omgang og reiser må imidlertid ikke være av en slik art at den påvirker beslutningsprosesser, eller kan gi andre grunn til å tro det.

Gaver eller andre ytelser må aldri tilbys eller mottas ifm. budgivning, evaluering eller tildeling av kontrakt.

Alle saker som gjelder aksept eller tilbud av gaver, gjestfrihet, utgiftsdekning og lignende, skal diskuteres med leverandørens kontaktpunkt i Promek.

 

Interessekonflikt

Enhver leverandør skal sørge for å ha den nødvendige upartiskhet til å ta beslutninger i forbindelse med sitt arbeid.

Leverandøren har et selvstendig ansvar for at det ikke foreligger forhold som er egnet til å svekke ens habilitet i en gitt situasjon eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføringen av oppdraget.

​

Konfidensialitet

All informasjon som leverandøren får kunnskap til gjennom sitt arbeid, ut over generell informasjon om virksomheten og arbeidserfaring eller som er offentlig tilgjengelig, skal ansees som konfidensiell eller forretnings sensitiv og skal behandles deretter. Dette gjelder særlig informasjon som omhandler sikkerhet, ansatte og kommersielle, tekniske eller kontraktsmessige forhold. Ved tvil om informasjon kan betraktes på denne måten skal det klareres med leverandørens kontaktpunkt i Promek.

Konfidensialitet skal hindre at uønskede personer får tilgang til informasjon som kan skade virksomheten eller våre kunders virksomhet eller omdømme. Denne plikten skal også beskytte leverandørenes personvern og integritet. Det må derfor overveies nøye hvordan, hvor og med hvem man diskuterer virksomhetens saker.

Taushetsbelagte opplysninger skal ikke utnyttes i egen virksomhet eller i tjeneste eller i arbeid for andre.

Konfidensialitets plikten fortsetter å gjelde etter at et oppdrag er fullført.

 

Rusmidler

Promek og våre leverandører skal ha rusfrie arbeidsplasser.

Det er en selvfølge at ingen besitter eller er påvirket av alkohol eller andre rusmidler mens en er i arbeid. Besittelse eller bruk av narkotiske stoffer er forbudt ved lov og tolereres ikke på arbeidsplassen, mens en har vakt, eller representerer Promek eller er en del av Promek leverandørkjede.

Begrensede mengder alkohol kan likevel bli servert når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende, forutsatt at ikke inntaket kombineres med arbeidssituasjon.

Ingen skal bruke, og heller ikke oppmuntre andre til å bruke, rusmidler på en måte som kan sette brukeren, Promek eller eventuelle forretningsforbindelser i et uheldig lys.

 

Arbeidstakers rettigheter

Promeks leverandører ansetter ikke barn under 16 år eller minstealder i henhold til gjeldende lover. Personer under 18 år skal ikke utføre noen form for risikofylt arbeid.

Promeks leverandører skal ikke bruke noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller fengselsarbeid. Virksomheten tar avstand fra enhver form for menneskehandel.

Våre leverandørers ansatte har rett til å være – eller avstå fra å være – fagorganiserte og har rett til å være representert av fagforbund med tariffavtaler og lokale særavtaler. I land hvor disse rettighetene er begrenset, skal våre leverandørers ansatte likevel ha rett til å påvirke sin arbeidssituasjon.

Promeks leverandører skal behandle sine ansatte og innleid arbeidskraft likt og rettferdig. Det skal ikke tolereres noen form for trakassering eller diskriminering, f.eks. på grunn av rase, hudfarge, kjønn, religion, politiske oppfatninger, seksuell legning, funksjonshemning og nasjonal eller etnisk opprinnelse.

Promeks leverandører vil fremme likestilling, mangfold og rettferdig behandling av sine ansatte og innleid arbeidskraft, inkludert arbeidsinnvandrere.

Promeks leverandører skal:

• Sikre at lønnen til sine ansatte og innleid arbeidskraft er i samsvar med gjeldende lover og/eller avtaler.

• Sikre at arbeidstiden er i samsvar med gjeldende lover og avtaler om arbeidstid.

• Gi ansatte muligheten til å ta ferie, permisjon og fri på helligdager i overensstemmelse med gjeldende lover og/eller avtaler.

• Sikre at alle ansatte står fritt til å forlate sin stilling etter å ha gitt rimelig varsel.

• Sikre at alle sine ansatte er utstyrt med skriftlige avtaler som ivaretar ansettelse og arbeidsforhold på et språk som er forståelig for den ansatte, samt sikre tilgang til effektive klagemuligheter.

• Sikre deres ansatte bruk av korrekt verneutstyr til enhver tid.

 

Promeks leverandører skal anerkjenne og respektere den til enhver tid gitte betydningen av sosiale, kulturelle, religiøse og åndelige verdier som praktiseres av minoriteter, urfolk og stammefolk samt deres forhold til land eller territorier.

Dersom arbeidet påvirker disse gruppene, vil en prosess bli satt i gang for å minimere og håndtere slike virkninger.

På denne måten søker Promek, sammen med våre leverandører, å respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter i vår virksomhet.

 

Samfunn

Promeks leverandører skal respektere lokalsamfunnet hvor de har sin virksomhet og arbeide i samsvar med internasjonalt anerkjente prinsipper for å forebygge og unngå negativ innvirkning f.eks. knyttet til levekår, bruk av vann, utslipp og land.

Promeks leverandører skal arbeide for å skape arbeidsplasser og økonomiske muligheter i de samfunnene der de opererer.

 

Ytre miljø

Promeks leverandører skal ha et mål om null akutte eller ulovlige utslipp eller skade på det ytre miljøet på alle Promek sine lokasjoner i tråd med Promeks retningslinjer.

Promeks leverandører skal utføre arbeidet på en slik måte at det i minst mulig grad påvirker det ytre miljøet. De skal ha kunnskap om hvordan våre prosesser påvirker det ytre miljøet, skal overvåke det kontinuerlig, og forbedre sine prosesser for å redusere negativ innvirkning og påvirke våre samarbeidspartnere til å gjøre det samme.

Gjennom sine styringssystem har Promeks leverandører etablert en systematikk for å utføre sine aktiviteter i tråd med myndighetenes, kundenes og egne krav for å ivareta det ytre miljø.

 

Helse og sikkerhet

Promeks leverandørers mål skal være å ha null skader, ulykker, yrkesrelatert sykdom eller ulovlige utslipp. Det skal sikres forsvarlige operasjoner som verner om mennesker, miljø, samfunn og eiendeler.

Promeks leverandørers policy skal være å tilrettelegge for at alle sine ansatte skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Promeks leverandører skal ha en HMS-kultur i bevegelse.

For å kunne oppnå dette skal det vektlegges et kontinuerlig HMS-arbeid som involverer alle ansatte og alle prosesser i bedriften. Involvering er viktig for å skape engasjement, men for at HMS-arbeidet skal virke preventivt må også alle etterleve.

Promeks leverandører tilstreber seg å ta tak i utfordringer som dukker opp uansett vanskelighetsgrad.

 

Menneskehandel

Menneskehandel er ulovlig og et brudd på menneskerettighetene.

Kjøp av seksuelle tjenester kan betraktes som menneskehandel.

Alle Promeks leverandører skal avstå fra kjøp av seksuelle tjenester under oppdrag eller tjenestereise på vegne av, eller som del av Promeks leverandørkjede.

 

Aktsomhet

Promeks leverandører skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med åpenhetsloven og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, og skal være i stand til å dokumentere at slike aktsomhetsvurderinger er gjort.

Med aktsomhetsvurderinger menes å:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer.

2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.

3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter bokstav b)

4. følge med på gjennomføring og resultater av tiltak etter bokstav c)

5. e) kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter bokstav c) og d)

6. sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

 

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative

konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.